saadati.amirreza
کاربر انجمن
- تاریخ ثبت‌نام
- Oct 11, 2015
- ارسالی‌ها
- 59
- پسندها
- 7
- امتیازها
- 0
چرا ایده ی شخصی که پارتیشن را اختراع کرده است را هنوز هم با تفکر می توان دریافت؟
اگر قوانین برای این ایجاد شده اند که شکسته شوند، می توان برای چنین اشخاصی تشریح نمود که چه بر سر آنها خواهد آمد، همانطور که باب پراسپت، مخترع اولین سیستم پنل باز این موضوع را در کتاب "تغییرات ساده" بیان می کند. این کتاب در سال 1968 منتشر شد. این کتاب بر آن است که بگوید یک دفتر چگونه می تواند باشد یا باید باشد. از زمانی که او این کتاب را نوشته است چیزهای زیادی عوض شده است. در سال 1986، 34 میلیون نفر در دفاتر آمریکا کار می کردند، در سال 2003 این تعداد به 56 میلیون رسیدند. انسان ها هم اکنون هم به صورت رو در رو و هم بصورت مجازی با یکدیگر کار می کنند. رقابت بر سر افزایش دانش کارمندان رو به افزایش است. این رقابت در دفاتر مختلف با نام های Dilbertville ، مزرعه ی مکعب(cube farms ) ، محافظ(pods )، پارکینگ فرش شده(Carpeted parking lots ) نامیده می شوند. پراپست آن را "شکل هندسی مقوای تخم مرغ (Egg carton geometry )" نامید.
پس از 40 سال که پراپست این موضوع را مطرح نموده است، سوالات زیر پیش می آید: چه چیزی باعث بوجود آمدن این ایده شده است؟ چگونه اجرایی شده و یا نشده اند؟ چه میزان تفکر او با دفاتر آینده تطابق داشته است؟ آیا به عنوان ابداع کننده ی مزرعه ی مکعب، ذکر کرده است که روزی ایده ی او به بن بست خواهد رسید؟
*تغییر کارفرمای جدید:
پراپست با مطالعه ی موارد اتفاق افتاده در دفتر، به پاسخگویی مسئله ی طراحی پرداخت.چرا نتایج پراپست تشویق نشد؟ بر اساس گفته های پراپست، دفاتر "از دست دهنده ی کارآیی، قدرت، سلامتی و انگیزه" هستند زیرا توانایی اداره ی تغییرات را ندارند: "سازماندهی انسان ها معمولاً مکانی طبیعی برای تغییر است، که بازتاب کننده ی طبیعت زندگی است. چیزی که متفاوت است، سرعت تغییرات است و بنا به گفته ی پراپست، تندتر و تندتر خواهد شد." همانطور که پراپست نوشت، "عدم پویایی در تسهیلات فیزیکی است که بیشترین رواج را در دفاتر ما دارد... این ساختمان ها، اثاثیه و سرویس های ما است که باید تغییر شکل پیدا کنند". این عبارات نشان می دهد که باید فرم دفتر خود را به گونه ای دیگر بچینیم.
*قانون 1: مفهوم بخشش:
پراپست عنوان نمود که برنامه ریزی کامل باعث زندگی شاد برای همیشه می گردد که در واقعیت وجود ندارد. سازماندهی و محیطی که بتواند چنین کاری را انجام دهد، بسیار مشکل است. قابل پیش بینی نبودن را به این قانون اضافه کنید: طراحی خوب، باید رفتارهای بخشش ایجاد کند. پراپست چنین می گوید که "ما باید ذهنیت خود را تغییر دهیم. ما باید اجازه داشته باشیم که به خطاهای پیش آمده پاسخ دهیم. و این بخشش نباید هزینه و یا تاخیر زیادی را بر روی کاربر اعمال نماید."
*قانون 2: از تغییرات استقبال کنید:
اختلال ناراحت کننده است و همچنین برای سازمان هزینه بر بوده و بر روی کارآیی کارمند تاثیر گذار است. اما تغییر اتفاق می افتد. او اشاره نمود که یک مرکز نیاز دارد که به سادگی تغییر کند و به "راه حل های مناسب و خوب" دست یابد.
*قانون 3:
در سال 1968 پراپست این چنین نوشت: برنامه ریزی آنلاین و به یاد آوردن عبارات. استفاده ی او از عبارت "آنلاین" آن چیزی نیست که امروزه معنی می دهد. در واقع به معنای سرعت به اشتراک گذاری و دستیابی به داده هاست. قانون 3 طرفداری اعطای کنترل بیشتر به کاربر است. پراپست عنوان نمود که "هر چیزی پیش از آنکه به دست ما برسد، برای استفاده ی ما برنامه ریزی شده است". اگر برنامه ریزی نمی تواند منجر به رسیدن به هدف شود، پس چرا از برنامه ریزی استفاده می شود؟ کاربران باید روش ها و ابزارهایی برای تاثیر گذاری بر محیط کاری خود داشته باشند.
*قوانین ناهموار اجرا شده:
Cheryl Duvall ، یک طراح داخلی، موارد کمی را در آموزش عملی بر روی برنامه ریزی سیستم یا برای محیط های باز یادآوری می کند، اما در طراحی داخلی، تاثیرات زیادی را بر روی طراحی محیط کاری خاطر نشان کرده است. سرپرستان چگونه می توانند ارتباط های بصری با تیم برقرار کنند؟ مقاله از کجا آغاز می شود؟ به کجا می رود؟ در نهایت چه خواهد شد؟
ریکیدافی، رئیس سابق جرایم مرتبط با طراحی در هرمان میلر، و طراح داخلی در سال های 1970 تا 1980، اهداف طراحی داخلی را بصورت زیر شرح می دهد: "انتقال از یک مرکز مبتنی بر تغییر ، به مرکزی مبتنی بر کارآیی".
در اواخر دهه ی 80، جریان کاری پیچیده تر شد. کامپیوترها، دستگاه های کپی و دستگاه های فاکس وارد صحنه شدند. روابط بین افراد، تیم ها و تکنولوژی ها نیز وارد عمل شدند. Martha Whitaker می گوید که طراح داخلی که در دهه ی 70 تحت نظریه ی پراپست کار می کرد، کمتر تفکرات خود را برای طراحی داخلی به کار می گرفت. "در نتیجه، چیزهای واضح تری را به کار می گیریم و ما تنها همانند مشتری بودیم، بنابراین کارآیی فضا همواره وارد بازی خواهد شد".
در سال های 1990، کسب و کارها تمرکزی ویژه بر روی صرفه جویی اعمال نمودند. کاهش هزینه ی مکان، یکی از این موارد بود. Duvall ، اذعان داشت که نقش طراحان، کاهش هزینه ی اجاره بود. مفهوم برنامه ریزی کلی با بازده هزینه به خوبی دریافت شده است. بنابراین چگونه مفاهیم جدید هتلداری و دورکاری بر روی کاهش هزینه های دفتر تاثیرگذار است؟ اما این موارد لزوماً همکاری بین کارمندان را بهبود نمی بخشند. در این زمان، همچنین خدماتی همچون پردازش کلمات و پذیرش، به منظور کاهش مصرف مکان، بصورت مرکزی شده اند.
پراپست در ابتدا دفاتر طرح باز(Open plan ) را در اواخر 1960 و اوایل 1970 طراحی نمود که بزرگ، باز و طبیعی بود. Whitaker اذعان داشت که: اما طراحان داخلی تنها ارزش های اقتصادی سیستم را می دیدند. "پراپست یک بار به من گفت که" دفتر کار، مجموعه ای فضاهای 4*2 است. این امر می تواند خوب یا بد باشد، به هر حال در دست طراح است. افراد نمی توانند در دفتر کاری که در انتظار ایجاد شدن است، نظر دهند؛ آنها تنها می توانند به اثاثیه ای که پیش از این ایجاد شده اند، نگاه کنند."
دافی اذعان داشت که از آنجایی که تکنولوژی و هزینه، سهم بزرگی را در طراحی محیط کاری ایفا می کند، یک طرح محیطی باز، بیش از یک ابزار کارا است و استانداردها نیز کمک می کنند. "ما استانداردهای دفتر را با وظیفه، سطح و عملکرد طراحی می کنیم. چه کسی 8*8 می خواهد؟ چه کسی پنل بلندتری می خواهد؟"Whitaker یادآور می شود که پنل های 62 اینچی هستند، مگر آنکه شما منشی باشید و در این صورت این پنل ها 42 اینچی خواهند بود. این موارد به تصمیم خودمان بستگی دارد."
بارها گفته شده است که طرح ریزی کارا، توسط پارتیشن پشتیبانی می شود که در واقع همان مفهوم مقوای تخم مرغی است که پراپست راجع به آن گفت. مکعب شکل کارا است که طرح ریزی و تکرار آن ساده بوده و قرار دادن آن در معماری نیز ساده است.
چیزی که نتیجه اش کمی دور از تعاریف پراپست از دفتر کار، از جمله "جنبشی، فعال، آگاه و محیط قوی" بود. او در مورد آینده ی دفاتر چنین می نویسد: "تاسف بار است که تمای دفاتر به یک شکل بوده و تنها تفاوت آنها در وضعیت قرارگیری آنها باشد. طرح جدید برگرفته از فرد گرایی به عنوان یک ارزش است که در آن یکپارچگی تنها تعریف مورد استفاده نیست."
*قوانینی که اغلب مورد سوء استفاده هستند:
در اواخر سال های 1990 و اوایل سال های 2000، طراحان داخلی شروع به اتصال چشم انداز شرکت به امکانات شرکت نمودند. Duvall می گوید: "اگر بتوانیم بیشتر به فکر کارکنان باشیم، یک جهش بزرگ انجام داده ایم. در انتهای دهه ی 90، تعداد کمی کارمند خوب برای کارهای موجود وجود داشت. هم اکنون این پرسش پیش می آید که: چگونه آنها را جذب کنیم؟ چگونه آنها را نگه داریم؟"
پراپست بر این باور بود که مرکز باید خود را با نیاز افراد مطابقت دهد، و باید فرم های تطبیق زیادی وجود داشته باشد. اما در سال های 1980 تا 1990، برنامه های استاندارد مدل برنامه ریزی غالب شدند. کارکنان می بایست با مرکز تطابق پیدا می کردند. حال این سوال پیش می آید، چه بر سر روش طراحی داخلی متمرکز بر افراد آمد؟
در گزارش سال 1998، پراپست نظر خود را در مورد استفاده ی نابه جا از پارتیشن اعلام کرد:
بخش بد این مورد این است که تمامی سازمان ها هوشمند و مترقی نیستند. بیشتر آنها توسط افراد نالایق اداره می شود. آنها پارتیشن اداری به اندازه های کوچک می سازند و کارکنان را در آن قرار می دهد.
من یک ذره هم Dilbert را مقصر نمی دانم. چیزی که بارز است این است که ما خیلی از موارد را زیرپا گذاشته و فراتر از خیلی چیزها می رویم. سعی شده است که هرچیزی که با آن کار می کنیم جذابتر باشد.
سیستم دفتر کاری که پراپست آن را طراحی کرد، در عمل آن چیزی نبود که در تئوری عنوان کرده بود. پاول گلدبرگر، معمار نیویوریکی توضیح می دهد که هنوز هم سیستم های باز شایستگی بیشتری دارند. "پارتیشن ها حائل های کاملی بین دفاتر خصوصی هستند که غیرقابل پیاده سازی هستند و استفاده از آنها در چیدن دکوراسیون اداری فضا را از بین می برند. این پارتیشن ها حریم خصوصی ندارند و باید اسناد مهم و کتاب ها را از دسترس دیگران دور نگه داشت. خیلی کم دیده ام که مردم از عبارت نمای دفتر استفاده کنند، اما واقعیت این است که اساس پارتیشن کاملا معقول و درست است."
نقش پارتیشن زمانی پررنگ می شود که به یکی از خصوصیات نمای کلی دفتر بدل شده و با سایر فضاها از جمله مکان های عمومی، اطاق های ملاقات، دفاتر خصوصی و کافه، پیوند خورده باشد. جنبش Burolandschaft ("نمای دفتر") در اروپا، در زمانی که پراپست نظریه ی خود را ارائه داده بود، به راه افتاد که نقاط مشترک زیادی نیز با ایده ی او داشت.
روش نمای دفتر توسط طراحی فضای کاری و بر مبنای فرآیند کاری و نیازهای فردی مشخص شده و کمتر به سلسله مراتب سازمانی بستگی دارد.
طراحی Burolandschaft همانند ایده ی پراپست، از فرم های طبیعی بیشتر و چیدمان خطی کمتری استفاده می کند. او بر این باور بود که معماری سازمان باید آنقدر انعطاف پذیر باشد که از تغییرات موجود در فرهنگ سازمان پیروی کند.
پراپست، بیش از 30 سال پیش در مورد مزرعه ی مکعب چنین گفت: "فرم های دفتر برای انواعی از زندگی هستند که آنها نیز می میرند و از بین می روند." اخیراً تحقیقات هرمان میلر این مشاهدات را نشان داده است:
اکنون زمان آن است که نمای دفتر، هر آنچه که به صورت فرض دارد، عملی سازد: حقایق کاری و جمعیت کاری را بازتاب دهید. زمان ایجاد دسته ای جدید از رهنمون های کاری، ابزارهای برنامه ریزی، بینش اجتماعی، پروتکل های ارتباطی، فضاهای گروهی جدید، همسایگان تیمی و مکان های کاری تنها است. زمان آن رسیده است که اجزای داخلی محیط که محیط کاری را برای افراد ساده تر می سازد، خصوصیات جدیدی را داشته باشد.
با توجه به قوانین پراپست که مبتنی بر خیالات اوست، هنوز هم این سوال پابرجاست که پاسخ به یک روش جدید برای برنامه ریزی چگونه باید باشد؟
برای مکانی که به تغییرات مداوم نیاز دارد، قوانین جدید چه خواهد بود؟
*قانون 4: ایجاد انتخاب و گوناگونی:
دفتر نیاز دارد که مکانی برای خلق و تسهیم افراد باشد.
پراپست بر این باور بود که هر چیزی در دفتر، از افراد گرفته تا فرهنگ شرکت، یکتا است. یک طبقه بندی پیچیده غیر ممکن است. این درک از پیچیدگی و زندگی سازمان، در طی سال های متمادی مورد قبول بوده است. شاید فضاهای فیزیکی همواره به صورت موازی دنبال نشده باشد اما روشی که برای این کار مورد استفاده قرار گرفته است گسترده و موفقیت آمیز بوده است.
انتخاب آن که کجا کار کنیم، چگونه کار کنیم و چه زمان کار کنیم، همگی قابل بسط است. هم اکنون دفتر با کافی شاپ، نیمکت و پارک در رقابت است. با آنکه تکنولوژی اجازه می دهد که افراد هرجا و هر زمان بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، اما هنوز هم ارتباط رو در رو وجود دارد.
متخصصان کاری، نویسندگان و مدیریت پیشین شرکت نفتی چارلز هنری بر این باورند که "دفتری که ما می شناسیم ممکن است چیزی از گذشته باشد. دفتر یک مکان اجتماعی و مکانی برای ملاقات است." او بر این باور بود که سازمان ها باید قابل تطبیق و نامتمرکز باشند که مرکز آن توسط اهداف مشترک و حمایت شده و بر اساس اعتماد دوطرفه مدیریت شود. نیاز به ارتباط فیزیکی با دیگران و آمدن به یک مکان عمومی، یک نیاز انسانی است.Larry Prusak ، مشاور و محقق می نویسد که: کار جامعه است.
Malcolm Gladwell در مورد اینکه این اختراع اجتماعی است و قلب دانش اقتصاد است، می نویسد.رئییس پیشین ذخیره ی فدرال، Alan Greenspanمی گوید که ما هم اکنون در اقتصادی زندگی می کنیم که "ارزش بصورت گسترده در ایده مشاهده می شود تا ظرفیت."
ایجاد یک ظرفیت هوشمند سازمانی در یک اقتصاد رقابتی ضروری است. جذب کارکنان باهوش به اندازه ی نگهداری آنها حیاتی است. نقش نمای دفتر ابداع و خلاقیت چیست؟ و در اقتصاد کنونی، مزیت ایده های رقابتی چیست و محیط کاری چگونه می تواند همکاری و تفکر را تشویق نماید؟
*درجات مختلف تشریفات:
Laura Leenhouts محقق در هرمان میلر می گوید که محیط کاری نیازمند تطبیق دادن درجات مختلفی از تشریفات است که چیزی فراتر از میزها و اطاق های کنفرانس است. او می گوید "بخشی از کاری که انجام می گیرد این است که نسبت به محیط های کاری سنتی، فضا و انرژی متفاوتی را طلب می کند."
همچنین می توان محیط کاری با درجات متفاوتی از تشریفات را ایجاد نمود. در یک طرف طیف تشریفات، یک کافه یا مکان عمومی قرار دارد. این مکان ها غیر رسمی بوده دارای صندلی های نرم و نور کم می باشند. این چنین مکان هایی برای ایجاد سر و صدا و استراحت ها آزاد می باشد. در طرف دیگر طیف اطاق های ملاقات رسمی وجود دارند که در این چنین اماکن کارها بهتر طبق برنامه انجام می گیرد. در این طیف فواصل غیر رسمی زیادی برای کارهای گروهی یا فردی و همکاری برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده وجود دارد.
ایجاد درجات مختلف تشریفات در اداره باعث ایجاد انتخاب های مختلفی می گردد. همچنین Leenhouts می گوید که باعث راحتی بیشتر در دفتر می شود، چه مکانی با تشریفات را ترجیح دهند، چه بی تشریفات و چه ترکیبی از آن. درجات مختلف تشریفات می تواند به افراد این امکان را بدهد که بسته به پروژه و حالت آنها، انتخاب روز به روز تشریفات را داشته باشند. نتیجه ی این کار این می شود که افراد راحت، موثرتر و سودمندتر خواهند شد. این کار باعث خواهد شد که سازمان به اهداف خود رسیده و کارمندان باهوش را نگه داشته و با ایجاد نشست هایی دانش را بیشتر به اشتراک گذارد.
*درجات مختلف پوشیدگی و اثر متقابل:
انتخاب و تفاوت با ایجاد درجه ای از پوشیدگی و اثر متقابل اتفاق می افتد.درجه ی همکاری در آن از هر زمانی بیشتر است. این امر به دلیل تشخیص مکان کاری، یک روش مبتنی بر تیم است. طراح DEGW ، Andrew Laing ، می نویسد که: "فرض دفتر به عنوان مرکز همکاری، جایگزین فرض دفتر به عنوان مکانی که کارمندان بصورت فیزیکی در آن جمع شده اند، شده است."
این موضوع در واقع ادامه ی تفکر پراپست از محیط کاری است "که به صورتی چیده شده است که کارکنان با یکدیگر و با مدیریت در ارتباط باشند.درواقع طرحی برای فضاهای باز است." او این چنین نوشت که یک دفتر باز با ارتباطات بیشتر باعث "اجتماع طبیعی افراد با یک حس مثبت تعلق و سودمندی همراه خواهد شد". یک انجمن طبیعی از افراد با اولویت های فردی نمی تواند با یک راه حل یکپارچه، موثر یا ساده گردد.
کارهای زیادی بر روی گروه هایی که در آن افراد برایشان بصورت مجزا تفکر و تصمیم گیری مشکل است، انجام شده است. اما حد میانه ای که کار تیمی وجود داشته باشد و همچنان بر کارهای فردی تمرکز داشته باشد، چیست؟ تیم ها از افراد تشکیل شده اند که نیازمند شرکت انفرادی هر فرد است.Leenhouts می گوید که یکی از راه های انجام دادن این امر ایجاد مرکزی است که درجات پوشیدگی مختلفی را ارائه می دهد. "زمان هایی وجود دارد که ما نیازمند پوشیدگی هستیم و زمان هایی وجود دارد که نیازی به آن نداریم. افراد کمی هستند که به پوشیدگی در تمامی زمان ها نیاز دارند." با دادن انتخاب به اشخاص و واکنشی کردن محیط، سطح سادگی خاصی را به محیط کاری اضافه کنید. افراد زمانی احساس راحتی می کنند که بدانند وظایف در دستشان است.
یک دفتر خصوصی لزوماً به این معنا نیست که از نظر معماری دارای فضای خصوصی باشد. در بسیاری از موارد، پوشیدگی می تواند از طریق طرح های باز دفاتر که کنترلی از جمله در ها و پارتیشن های بلند را فراهم می آورد. پراپست بر این باور بود که طرح ریزی کارا برای فضای دفتر باید همیشه با کاربر آغاز شود. برخی سازمان ها سطح بالاتری از پوشیدگی را در داخل دفاتر اشخاص فراهم می آورند. برخی دیگر تنها برای یک سطح طراحی شده اند. بله، هنوز هم پارتیشن ها(اطاقک) برای کارکنان فضای خودشان را فراهم می کنند. با تهیه ی فضای کاری متفاوت، افراد می توانند آنجایی که می خواهند را برای کار خود انتخاب کنند. پراپست با این فرضیه موافق است.
پراپست می گوید: "پوشیدگی تنها پاسخی نیست که ما بدان نیاز داریم . ما به شمول نیازمندیم. نمی توانیم بدون ارتباط با دیگران دوام بیاوریم. شمول یک نیاز ضروری است، ایده ای خوب برای آنکه بخشی از خانواده ی فعالیت باشیم".
خانواده ی فعالیت شامل ایجاد نگهداری و افزایش ظرفیت های هوشی و اجتماعی است.پراپست بر این باور بود که هم شمول و هم پوشیدگی مورد نیاز هستند که پوشیدگی ها را برای اشکال جدید حصار کشی و دسترسی تطبیق می دهد. او ادامه داد که برای"نگهداری مکان خصوصی با طراحی محیط مناسب با سلیقه ی خود، باید به یکدیگر دسترسی آزاد بیشتری داشته باشیم".
دسترسی به یکدیگر می تواند به صورت یک وقفه ی برنامه ریزی نشده و مختصر باشد. گزارش هرمان میلر در مورد مهندسان کامپیوتر، اثر متقابل بین همکاران را اینطور شرح می دهد: " وقتی چیزی ناخوشایند پیش می آید، وقفه ضروری خواهد بود. تمامی مهندسان می دانند که آنها هدفشان را با یکدیگر به اشتراک گذاشته اند و هر یک از آنها نیاز دارند که وقفه دهنده باشند".پراپست در مورد کاهش فواصل به عنوان یک ضرورت چنین گفته است: "دسترسی بصری بر اساس نیاز به دیده شدن است."
نمای قرن بیست و یکم، بر اساس تغییرات ارتباطات شکل گرفته است. همچنین نمای محیط کاری برای افزایش این ارتباطات در حال قوی تر شدن است و به افراد این امکان را می دهد که انتخاب بیشتری در نحوه ی کارشان داشته باشند.
*قانون 5: تجربه ی کاری را توانگر سازید:
کار باید محرک، چالش بر انگیز و لذت بخش باشد. محیط های کاری می توانند به ایجاد یک محیط منعطف و باز برای تغییر و خوشبختی کمک کنند.
فضای دفتر می بایست محیطی محرک برای کارمندان باشد.Mary Collette Wallace ، محقق کسب و کار می گوید "یکی از روش هایی که کسب و کارها که کارمندان را جذب و نگهداری می کنند این است که "محیطی مثبت، با انرژی، منعطف و دینامیک" را فراهم می کنند.
Dilbertville با تعداد زیادی اشکال و پیکربندی ها جایگزینی شد. پنل های تک رنگ جایگزین الگوها شده اند. قرار دادن عناصر طبیعی، اشکال ارگانیک و دسترسی به نور طبیعی خصوصیات دفتر کاری از نظر پراپست و Burolandschaft بوده است که هم اکنون اهداف مشترک طراحی شده اند.
مهمتر آن که مراکز چند صلاحیتی به کارکنان نماهای مختلفی می دهد. اما این دید برای ایجاد شدن نیاز به کار دارد. طراحی مراکزی که دارای فرصت هایی برای همکاری، برآمدگی و شکاف هایی برای فرار و یا مزیت های خاصی هستند، نیازمند برنامه ریزی دقیق و تفکری خلاق هستند. مرکزی که مبتنی بر تغییر است می تواند پشت صحنه ای را برای صحنه های "من یافتم" ایجاد نماید که در آن بتوان کنگره ها و ملاقات های پیش بینی نشده را اجرای نمود.
کسب و کار ابتدای شناسایی مرکز به عنوان یک ابزار استراتژیک کاری است که در دهه های زیادی به عنوان ابزاری که به سختی تغییر می کند، دیده شده است. نمای رقابتی باعث تغییر می شود. افراد فاکتورهای مختلفی برای پیروزی در کار دارند.ساختمان ها و اثاث آنها می توانند سودمندی را افزایش دهند.Leenhouts می گوید ما نیاز داریم که محیط کاری را برای افراد بالا بکشیم.
پراپست اذعان داشت از آنجایی که تغییر غیر قابل اجتناب است، مهم است که آنرا پذیرفته و به راحتی تغییر دهیم. "غلبه بر رسمی کردن بیانات و تشابهات یک عمل سازمانی جدی را می پذیرد." برای آن که عملی گردد، نیازمند تفکر در مورد کاربر است. و این باعث می شود که " خیلی از تصاویر طرح ها جذاب نباشند... فرمی وجود نداشته باشد "
*قوانین ایجاد شده:
همانطور که پراپست چند سال پیش گفت، در دفتر احترام بیش از حد مطبوع نمی باشد. بر این اساس وجود آینده ای خوب و طولانی محتمل است.
آزادی برای کار در هرجایی یک گزینه ی حتمی است، اما افراد بازهم به دفتر می آیند. چه آنها به داخل پارتیشن های(اطاقک) خود بیایند یا در مکان های عمومی باشند، ملاقات های کاری یک نیاز مهم است. دفتر یک مرکز کاری و اجتماعی است. به محض آنکه سازمان بتواند به صورت یک مرکز مبتنی بر تغییر دیده شود، افراد با روش های کاری اجتماعی و خلق مناسب می توانند دیده شوند.
حدود 40 سال پیش، قوانین پراپست محیط کاری را به صورت زیر معرفی کرده است.
قانون 1: مفاهیم بخشیدن: پیچیدگی محیط سازمانی با موارد غیرقابل پیش بینی و نیازمندی های آینده همراه می کند.
قانون 2: به خوبی با تغییرات کنار بیایید. ": اگر تغییر به معنای دوره ای گرد و خاک، اغتشاش و از دست رفتن زمان باشد، چرایی عمر زیاد کفش های کهنه قابل درک خواهد بود.
قانون 3: بیان و برنامه ریزی آنلاین: پیاده سازی باید هدف برنامه ریزی باشد حتی اگر طرح به خوبی کار نکند. کاربران اغلب بهترین قضاوت را در مورد کار دارند.
برای تغییر محیط کاری، در این نمای جدید ،قانون جدید به تفکرات اصلی پراپست اضافه خواهیم کرد.
قانون 4: ایجاد انتخاب و گوناگونی: دفتر باید مکانی برای آمدن افراد و خلق و تسهیم باشد.
قانون 5: تجربه ی کاری را غنی سازید: کار باید به صورت همزمان به صورت چالشی و لذت بخش باشد. مکان های کاری می تواند به ایجاد یک فرهنگ منعطف کمک کند.
پراپست فضای کاری را بصورت "جنبشی، فعال، آگاه و پیروزمندانه" توصیف نمود. نمای جدید می تواند مرتعش و مولد باشد. همچنین برای نیازهای افراد کاری طراحی شده باشد. نشانه های قوانین پراپست را می توان در چنین محیطی مشاهده نمود.
اگر قوانین برای این ایجاد شده اند که شکسته شوند، می توان برای چنین اشخاصی تشریح نمود که چه بر سر آنها خواهد آمد، همانطور که باب پراسپت، مخترع اولین سیستم پنل باز این موضوع را در کتاب "تغییرات ساده" بیان می کند. این کتاب در سال 1968 منتشر شد. این کتاب بر آن است که بگوید یک دفتر چگونه می تواند باشد یا باید باشد. از زمانی که او این کتاب را نوشته است چیزهای زیادی عوض شده است. در سال 1986، 34 میلیون نفر در دفاتر آمریکا کار می کردند، در سال 2003 این تعداد به 56 میلیون رسیدند. انسان ها هم اکنون هم به صورت رو در رو و هم بصورت مجازی با یکدیگر کار می کنند. رقابت بر سر افزایش دانش کارمندان رو به افزایش است. این رقابت در دفاتر مختلف با نام های Dilbertville ، مزرعه ی مکعب(cube farms ) ، محافظ(pods )، پارکینگ فرش شده(Carpeted parking lots ) نامیده می شوند. پراپست آن را "شکل هندسی مقوای تخم مرغ (Egg carton geometry )" نامید.
پس از 40 سال که پراپست این موضوع را مطرح نموده است، سوالات زیر پیش می آید: چه چیزی باعث بوجود آمدن این ایده شده است؟ چگونه اجرایی شده و یا نشده اند؟ چه میزان تفکر او با دفاتر آینده تطابق داشته است؟ آیا به عنوان ابداع کننده ی مزرعه ی مکعب، ذکر کرده است که روزی ایده ی او به بن بست خواهد رسید؟
*تغییر کارفرمای جدید:
پراپست با مطالعه ی موارد اتفاق افتاده در دفتر، به پاسخگویی مسئله ی طراحی پرداخت.چرا نتایج پراپست تشویق نشد؟ بر اساس گفته های پراپست، دفاتر "از دست دهنده ی کارآیی، قدرت، سلامتی و انگیزه" هستند زیرا توانایی اداره ی تغییرات را ندارند: "سازماندهی انسان ها معمولاً مکانی طبیعی برای تغییر است، که بازتاب کننده ی طبیعت زندگی است. چیزی که متفاوت است، سرعت تغییرات است و بنا به گفته ی پراپست، تندتر و تندتر خواهد شد." همانطور که پراپست نوشت، "عدم پویایی در تسهیلات فیزیکی است که بیشترین رواج را در دفاتر ما دارد... این ساختمان ها، اثاثیه و سرویس های ما است که باید تغییر شکل پیدا کنند". این عبارات نشان می دهد که باید فرم دفتر خود را به گونه ای دیگر بچینیم.
*قانون 1: مفهوم بخشش:
پراپست عنوان نمود که برنامه ریزی کامل باعث زندگی شاد برای همیشه می گردد که در واقعیت وجود ندارد. سازماندهی و محیطی که بتواند چنین کاری را انجام دهد، بسیار مشکل است. قابل پیش بینی نبودن را به این قانون اضافه کنید: طراحی خوب، باید رفتارهای بخشش ایجاد کند. پراپست چنین می گوید که "ما باید ذهنیت خود را تغییر دهیم. ما باید اجازه داشته باشیم که به خطاهای پیش آمده پاسخ دهیم. و این بخشش نباید هزینه و یا تاخیر زیادی را بر روی کاربر اعمال نماید."
*قانون 2: از تغییرات استقبال کنید:
اختلال ناراحت کننده است و همچنین برای سازمان هزینه بر بوده و بر روی کارآیی کارمند تاثیر گذار است. اما تغییر اتفاق می افتد. او اشاره نمود که یک مرکز نیاز دارد که به سادگی تغییر کند و به "راه حل های مناسب و خوب" دست یابد.
*قانون 3:
در سال 1968 پراپست این چنین نوشت: برنامه ریزی آنلاین و به یاد آوردن عبارات. استفاده ی او از عبارت "آنلاین" آن چیزی نیست که امروزه معنی می دهد. در واقع به معنای سرعت به اشتراک گذاری و دستیابی به داده هاست. قانون 3 طرفداری اعطای کنترل بیشتر به کاربر است. پراپست عنوان نمود که "هر چیزی پیش از آنکه به دست ما برسد، برای استفاده ی ما برنامه ریزی شده است". اگر برنامه ریزی نمی تواند منجر به رسیدن به هدف شود، پس چرا از برنامه ریزی استفاده می شود؟ کاربران باید روش ها و ابزارهایی برای تاثیر گذاری بر محیط کاری خود داشته باشند.
*قوانین ناهموار اجرا شده:
Cheryl Duvall ، یک طراح داخلی، موارد کمی را در آموزش عملی بر روی برنامه ریزی سیستم یا برای محیط های باز یادآوری می کند، اما در طراحی داخلی، تاثیرات زیادی را بر روی طراحی محیط کاری خاطر نشان کرده است. سرپرستان چگونه می توانند ارتباط های بصری با تیم برقرار کنند؟ مقاله از کجا آغاز می شود؟ به کجا می رود؟ در نهایت چه خواهد شد؟
ریکیدافی، رئیس سابق جرایم مرتبط با طراحی در هرمان میلر، و طراح داخلی در سال های 1970 تا 1980، اهداف طراحی داخلی را بصورت زیر شرح می دهد: "انتقال از یک مرکز مبتنی بر تغییر ، به مرکزی مبتنی بر کارآیی".
در اواخر دهه ی 80، جریان کاری پیچیده تر شد. کامپیوترها، دستگاه های کپی و دستگاه های فاکس وارد صحنه شدند. روابط بین افراد، تیم ها و تکنولوژی ها نیز وارد عمل شدند. Martha Whitaker می گوید که طراح داخلی که در دهه ی 70 تحت نظریه ی پراپست کار می کرد، کمتر تفکرات خود را برای طراحی داخلی به کار می گرفت. "در نتیجه، چیزهای واضح تری را به کار می گیریم و ما تنها همانند مشتری بودیم، بنابراین کارآیی فضا همواره وارد بازی خواهد شد".
در سال های 1990، کسب و کارها تمرکزی ویژه بر روی صرفه جویی اعمال نمودند. کاهش هزینه ی مکان، یکی از این موارد بود. Duvall ، اذعان داشت که نقش طراحان، کاهش هزینه ی اجاره بود. مفهوم برنامه ریزی کلی با بازده هزینه به خوبی دریافت شده است. بنابراین چگونه مفاهیم جدید هتلداری و دورکاری بر روی کاهش هزینه های دفتر تاثیرگذار است؟ اما این موارد لزوماً همکاری بین کارمندان را بهبود نمی بخشند. در این زمان، همچنین خدماتی همچون پردازش کلمات و پذیرش، به منظور کاهش مصرف مکان، بصورت مرکزی شده اند.
پراپست در ابتدا دفاتر طرح باز(Open plan ) را در اواخر 1960 و اوایل 1970 طراحی نمود که بزرگ، باز و طبیعی بود. Whitaker اذعان داشت که: اما طراحان داخلی تنها ارزش های اقتصادی سیستم را می دیدند. "پراپست یک بار به من گفت که" دفتر کار، مجموعه ای فضاهای 4*2 است. این امر می تواند خوب یا بد باشد، به هر حال در دست طراح است. افراد نمی توانند در دفتر کاری که در انتظار ایجاد شدن است، نظر دهند؛ آنها تنها می توانند به اثاثیه ای که پیش از این ایجاد شده اند، نگاه کنند."
دافی اذعان داشت که از آنجایی که تکنولوژی و هزینه، سهم بزرگی را در طراحی محیط کاری ایفا می کند، یک طرح محیطی باز، بیش از یک ابزار کارا است و استانداردها نیز کمک می کنند. "ما استانداردهای دفتر را با وظیفه، سطح و عملکرد طراحی می کنیم. چه کسی 8*8 می خواهد؟ چه کسی پنل بلندتری می خواهد؟"Whitaker یادآور می شود که پنل های 62 اینچی هستند، مگر آنکه شما منشی باشید و در این صورت این پنل ها 42 اینچی خواهند بود. این موارد به تصمیم خودمان بستگی دارد."
بارها گفته شده است که طرح ریزی کارا، توسط پارتیشن پشتیبانی می شود که در واقع همان مفهوم مقوای تخم مرغی است که پراپست راجع به آن گفت. مکعب شکل کارا است که طرح ریزی و تکرار آن ساده بوده و قرار دادن آن در معماری نیز ساده است.
چیزی که نتیجه اش کمی دور از تعاریف پراپست از دفتر کار، از جمله "جنبشی، فعال، آگاه و محیط قوی" بود. او در مورد آینده ی دفاتر چنین می نویسد: "تاسف بار است که تمای دفاتر به یک شکل بوده و تنها تفاوت آنها در وضعیت قرارگیری آنها باشد. طرح جدید برگرفته از فرد گرایی به عنوان یک ارزش است که در آن یکپارچگی تنها تعریف مورد استفاده نیست."
*قوانینی که اغلب مورد سوء استفاده هستند:
در اواخر سال های 1990 و اوایل سال های 2000، طراحان داخلی شروع به اتصال چشم انداز شرکت به امکانات شرکت نمودند. Duvall می گوید: "اگر بتوانیم بیشتر به فکر کارکنان باشیم، یک جهش بزرگ انجام داده ایم. در انتهای دهه ی 90، تعداد کمی کارمند خوب برای کارهای موجود وجود داشت. هم اکنون این پرسش پیش می آید که: چگونه آنها را جذب کنیم؟ چگونه آنها را نگه داریم؟"
پراپست بر این باور بود که مرکز باید خود را با نیاز افراد مطابقت دهد، و باید فرم های تطبیق زیادی وجود داشته باشد. اما در سال های 1980 تا 1990، برنامه های استاندارد مدل برنامه ریزی غالب شدند. کارکنان می بایست با مرکز تطابق پیدا می کردند. حال این سوال پیش می آید، چه بر سر روش طراحی داخلی متمرکز بر افراد آمد؟
در گزارش سال 1998، پراپست نظر خود را در مورد استفاده ی نابه جا از پارتیشن اعلام کرد:
بخش بد این مورد این است که تمامی سازمان ها هوشمند و مترقی نیستند. بیشتر آنها توسط افراد نالایق اداره می شود. آنها پارتیشن اداری به اندازه های کوچک می سازند و کارکنان را در آن قرار می دهد.
من یک ذره هم Dilbert را مقصر نمی دانم. چیزی که بارز است این است که ما خیلی از موارد را زیرپا گذاشته و فراتر از خیلی چیزها می رویم. سعی شده است که هرچیزی که با آن کار می کنیم جذابتر باشد.
سیستم دفتر کاری که پراپست آن را طراحی کرد، در عمل آن چیزی نبود که در تئوری عنوان کرده بود. پاول گلدبرگر، معمار نیویوریکی توضیح می دهد که هنوز هم سیستم های باز شایستگی بیشتری دارند. "پارتیشن ها حائل های کاملی بین دفاتر خصوصی هستند که غیرقابل پیاده سازی هستند و استفاده از آنها در چیدن دکوراسیون اداری فضا را از بین می برند. این پارتیشن ها حریم خصوصی ندارند و باید اسناد مهم و کتاب ها را از دسترس دیگران دور نگه داشت. خیلی کم دیده ام که مردم از عبارت نمای دفتر استفاده کنند، اما واقعیت این است که اساس پارتیشن کاملا معقول و درست است."
نقش پارتیشن زمانی پررنگ می شود که به یکی از خصوصیات نمای کلی دفتر بدل شده و با سایر فضاها از جمله مکان های عمومی، اطاق های ملاقات، دفاتر خصوصی و کافه، پیوند خورده باشد. جنبش Burolandschaft ("نمای دفتر") در اروپا، در زمانی که پراپست نظریه ی خود را ارائه داده بود، به راه افتاد که نقاط مشترک زیادی نیز با ایده ی او داشت.
روش نمای دفتر توسط طراحی فضای کاری و بر مبنای فرآیند کاری و نیازهای فردی مشخص شده و کمتر به سلسله مراتب سازمانی بستگی دارد.
طراحی Burolandschaft همانند ایده ی پراپست، از فرم های طبیعی بیشتر و چیدمان خطی کمتری استفاده می کند. او بر این باور بود که معماری سازمان باید آنقدر انعطاف پذیر باشد که از تغییرات موجود در فرهنگ سازمان پیروی کند.
پراپست، بیش از 30 سال پیش در مورد مزرعه ی مکعب چنین گفت: "فرم های دفتر برای انواعی از زندگی هستند که آنها نیز می میرند و از بین می روند." اخیراً تحقیقات هرمان میلر این مشاهدات را نشان داده است:
اکنون زمان آن است که نمای دفتر، هر آنچه که به صورت فرض دارد، عملی سازد: حقایق کاری و جمعیت کاری را بازتاب دهید. زمان ایجاد دسته ای جدید از رهنمون های کاری، ابزارهای برنامه ریزی، بینش اجتماعی، پروتکل های ارتباطی، فضاهای گروهی جدید، همسایگان تیمی و مکان های کاری تنها است. زمان آن رسیده است که اجزای داخلی محیط که محیط کاری را برای افراد ساده تر می سازد، خصوصیات جدیدی را داشته باشد.
با توجه به قوانین پراپست که مبتنی بر خیالات اوست، هنوز هم این سوال پابرجاست که پاسخ به یک روش جدید برای برنامه ریزی چگونه باید باشد؟
برای مکانی که به تغییرات مداوم نیاز دارد، قوانین جدید چه خواهد بود؟
*قانون 4: ایجاد انتخاب و گوناگونی:
دفتر نیاز دارد که مکانی برای خلق و تسهیم افراد باشد.
پراپست بر این باور بود که هر چیزی در دفتر، از افراد گرفته تا فرهنگ شرکت، یکتا است. یک طبقه بندی پیچیده غیر ممکن است. این درک از پیچیدگی و زندگی سازمان، در طی سال های متمادی مورد قبول بوده است. شاید فضاهای فیزیکی همواره به صورت موازی دنبال نشده باشد اما روشی که برای این کار مورد استفاده قرار گرفته است گسترده و موفقیت آمیز بوده است.
انتخاب آن که کجا کار کنیم، چگونه کار کنیم و چه زمان کار کنیم، همگی قابل بسط است. هم اکنون دفتر با کافی شاپ، نیمکت و پارک در رقابت است. با آنکه تکنولوژی اجازه می دهد که افراد هرجا و هر زمان بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، اما هنوز هم ارتباط رو در رو وجود دارد.
متخصصان کاری، نویسندگان و مدیریت پیشین شرکت نفتی چارلز هنری بر این باورند که "دفتری که ما می شناسیم ممکن است چیزی از گذشته باشد. دفتر یک مکان اجتماعی و مکانی برای ملاقات است." او بر این باور بود که سازمان ها باید قابل تطبیق و نامتمرکز باشند که مرکز آن توسط اهداف مشترک و حمایت شده و بر اساس اعتماد دوطرفه مدیریت شود. نیاز به ارتباط فیزیکی با دیگران و آمدن به یک مکان عمومی، یک نیاز انسانی است.Larry Prusak ، مشاور و محقق می نویسد که: کار جامعه است.
Malcolm Gladwell در مورد اینکه این اختراع اجتماعی است و قلب دانش اقتصاد است، می نویسد.رئییس پیشین ذخیره ی فدرال، Alan Greenspanمی گوید که ما هم اکنون در اقتصادی زندگی می کنیم که "ارزش بصورت گسترده در ایده مشاهده می شود تا ظرفیت."
ایجاد یک ظرفیت هوشمند سازمانی در یک اقتصاد رقابتی ضروری است. جذب کارکنان باهوش به اندازه ی نگهداری آنها حیاتی است. نقش نمای دفتر ابداع و خلاقیت چیست؟ و در اقتصاد کنونی، مزیت ایده های رقابتی چیست و محیط کاری چگونه می تواند همکاری و تفکر را تشویق نماید؟
*درجات مختلف تشریفات:
Laura Leenhouts محقق در هرمان میلر می گوید که محیط کاری نیازمند تطبیق دادن درجات مختلفی از تشریفات است که چیزی فراتر از میزها و اطاق های کنفرانس است. او می گوید "بخشی از کاری که انجام می گیرد این است که نسبت به محیط های کاری سنتی، فضا و انرژی متفاوتی را طلب می کند."
همچنین می توان محیط کاری با درجات متفاوتی از تشریفات را ایجاد نمود. در یک طرف طیف تشریفات، یک کافه یا مکان عمومی قرار دارد. این مکان ها غیر رسمی بوده دارای صندلی های نرم و نور کم می باشند. این چنین مکان هایی برای ایجاد سر و صدا و استراحت ها آزاد می باشد. در طرف دیگر طیف اطاق های ملاقات رسمی وجود دارند که در این چنین اماکن کارها بهتر طبق برنامه انجام می گیرد. در این طیف فواصل غیر رسمی زیادی برای کارهای گروهی یا فردی و همکاری برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده وجود دارد.
ایجاد درجات مختلف تشریفات در اداره باعث ایجاد انتخاب های مختلفی می گردد. همچنین Leenhouts می گوید که باعث راحتی بیشتر در دفتر می شود، چه مکانی با تشریفات را ترجیح دهند، چه بی تشریفات و چه ترکیبی از آن. درجات مختلف تشریفات می تواند به افراد این امکان را بدهد که بسته به پروژه و حالت آنها، انتخاب روز به روز تشریفات را داشته باشند. نتیجه ی این کار این می شود که افراد راحت، موثرتر و سودمندتر خواهند شد. این کار باعث خواهد شد که سازمان به اهداف خود رسیده و کارمندان باهوش را نگه داشته و با ایجاد نشست هایی دانش را بیشتر به اشتراک گذارد.
*درجات مختلف پوشیدگی و اثر متقابل:
انتخاب و تفاوت با ایجاد درجه ای از پوشیدگی و اثر متقابل اتفاق می افتد.درجه ی همکاری در آن از هر زمانی بیشتر است. این امر به دلیل تشخیص مکان کاری، یک روش مبتنی بر تیم است. طراح DEGW ، Andrew Laing ، می نویسد که: "فرض دفتر به عنوان مرکز همکاری، جایگزین فرض دفتر به عنوان مکانی که کارمندان بصورت فیزیکی در آن جمع شده اند، شده است."
این موضوع در واقع ادامه ی تفکر پراپست از محیط کاری است "که به صورتی چیده شده است که کارکنان با یکدیگر و با مدیریت در ارتباط باشند.درواقع طرحی برای فضاهای باز است." او این چنین نوشت که یک دفتر باز با ارتباطات بیشتر باعث "اجتماع طبیعی افراد با یک حس مثبت تعلق و سودمندی همراه خواهد شد". یک انجمن طبیعی از افراد با اولویت های فردی نمی تواند با یک راه حل یکپارچه، موثر یا ساده گردد.
کارهای زیادی بر روی گروه هایی که در آن افراد برایشان بصورت مجزا تفکر و تصمیم گیری مشکل است، انجام شده است. اما حد میانه ای که کار تیمی وجود داشته باشد و همچنان بر کارهای فردی تمرکز داشته باشد، چیست؟ تیم ها از افراد تشکیل شده اند که نیازمند شرکت انفرادی هر فرد است.Leenhouts می گوید که یکی از راه های انجام دادن این امر ایجاد مرکزی است که درجات پوشیدگی مختلفی را ارائه می دهد. "زمان هایی وجود دارد که ما نیازمند پوشیدگی هستیم و زمان هایی وجود دارد که نیازی به آن نداریم. افراد کمی هستند که به پوشیدگی در تمامی زمان ها نیاز دارند." با دادن انتخاب به اشخاص و واکنشی کردن محیط، سطح سادگی خاصی را به محیط کاری اضافه کنید. افراد زمانی احساس راحتی می کنند که بدانند وظایف در دستشان است.
یک دفتر خصوصی لزوماً به این معنا نیست که از نظر معماری دارای فضای خصوصی باشد. در بسیاری از موارد، پوشیدگی می تواند از طریق طرح های باز دفاتر که کنترلی از جمله در ها و پارتیشن های بلند را فراهم می آورد. پراپست بر این باور بود که طرح ریزی کارا برای فضای دفتر باید همیشه با کاربر آغاز شود. برخی سازمان ها سطح بالاتری از پوشیدگی را در داخل دفاتر اشخاص فراهم می آورند. برخی دیگر تنها برای یک سطح طراحی شده اند. بله، هنوز هم پارتیشن ها(اطاقک) برای کارکنان فضای خودشان را فراهم می کنند. با تهیه ی فضای کاری متفاوت، افراد می توانند آنجایی که می خواهند را برای کار خود انتخاب کنند. پراپست با این فرضیه موافق است.
پراپست می گوید: "پوشیدگی تنها پاسخی نیست که ما بدان نیاز داریم . ما به شمول نیازمندیم. نمی توانیم بدون ارتباط با دیگران دوام بیاوریم. شمول یک نیاز ضروری است، ایده ای خوب برای آنکه بخشی از خانواده ی فعالیت باشیم".
خانواده ی فعالیت شامل ایجاد نگهداری و افزایش ظرفیت های هوشی و اجتماعی است.پراپست بر این باور بود که هم شمول و هم پوشیدگی مورد نیاز هستند که پوشیدگی ها را برای اشکال جدید حصار کشی و دسترسی تطبیق می دهد. او ادامه داد که برای"نگهداری مکان خصوصی با طراحی محیط مناسب با سلیقه ی خود، باید به یکدیگر دسترسی آزاد بیشتری داشته باشیم".
دسترسی به یکدیگر می تواند به صورت یک وقفه ی برنامه ریزی نشده و مختصر باشد. گزارش هرمان میلر در مورد مهندسان کامپیوتر، اثر متقابل بین همکاران را اینطور شرح می دهد: " وقتی چیزی ناخوشایند پیش می آید، وقفه ضروری خواهد بود. تمامی مهندسان می دانند که آنها هدفشان را با یکدیگر به اشتراک گذاشته اند و هر یک از آنها نیاز دارند که وقفه دهنده باشند".پراپست در مورد کاهش فواصل به عنوان یک ضرورت چنین گفته است: "دسترسی بصری بر اساس نیاز به دیده شدن است."
نمای قرن بیست و یکم، بر اساس تغییرات ارتباطات شکل گرفته است. همچنین نمای محیط کاری برای افزایش این ارتباطات در حال قوی تر شدن است و به افراد این امکان را می دهد که انتخاب بیشتری در نحوه ی کارشان داشته باشند.
*قانون 5: تجربه ی کاری را توانگر سازید:
کار باید محرک، چالش بر انگیز و لذت بخش باشد. محیط های کاری می توانند به ایجاد یک محیط منعطف و باز برای تغییر و خوشبختی کمک کنند.
فضای دفتر می بایست محیطی محرک برای کارمندان باشد.Mary Collette Wallace ، محقق کسب و کار می گوید "یکی از روش هایی که کسب و کارها که کارمندان را جذب و نگهداری می کنند این است که "محیطی مثبت، با انرژی، منعطف و دینامیک" را فراهم می کنند.
Dilbertville با تعداد زیادی اشکال و پیکربندی ها جایگزینی شد. پنل های تک رنگ جایگزین الگوها شده اند. قرار دادن عناصر طبیعی، اشکال ارگانیک و دسترسی به نور طبیعی خصوصیات دفتر کاری از نظر پراپست و Burolandschaft بوده است که هم اکنون اهداف مشترک طراحی شده اند.
مهمتر آن که مراکز چند صلاحیتی به کارکنان نماهای مختلفی می دهد. اما این دید برای ایجاد شدن نیاز به کار دارد. طراحی مراکزی که دارای فرصت هایی برای همکاری، برآمدگی و شکاف هایی برای فرار و یا مزیت های خاصی هستند، نیازمند برنامه ریزی دقیق و تفکری خلاق هستند. مرکزی که مبتنی بر تغییر است می تواند پشت صحنه ای را برای صحنه های "من یافتم" ایجاد نماید که در آن بتوان کنگره ها و ملاقات های پیش بینی نشده را اجرای نمود.
کسب و کار ابتدای شناسایی مرکز به عنوان یک ابزار استراتژیک کاری است که در دهه های زیادی به عنوان ابزاری که به سختی تغییر می کند، دیده شده است. نمای رقابتی باعث تغییر می شود. افراد فاکتورهای مختلفی برای پیروزی در کار دارند.ساختمان ها و اثاث آنها می توانند سودمندی را افزایش دهند.Leenhouts می گوید ما نیاز داریم که محیط کاری را برای افراد بالا بکشیم.
پراپست اذعان داشت از آنجایی که تغییر غیر قابل اجتناب است، مهم است که آنرا پذیرفته و به راحتی تغییر دهیم. "غلبه بر رسمی کردن بیانات و تشابهات یک عمل سازمانی جدی را می پذیرد." برای آن که عملی گردد، نیازمند تفکر در مورد کاربر است. و این باعث می شود که " خیلی از تصاویر طرح ها جذاب نباشند... فرمی وجود نداشته باشد "
*قوانین ایجاد شده:
همانطور که پراپست چند سال پیش گفت، در دفتر احترام بیش از حد مطبوع نمی باشد. بر این اساس وجود آینده ای خوب و طولانی محتمل است.
آزادی برای کار در هرجایی یک گزینه ی حتمی است، اما افراد بازهم به دفتر می آیند. چه آنها به داخل پارتیشن های(اطاقک) خود بیایند یا در مکان های عمومی باشند، ملاقات های کاری یک نیاز مهم است. دفتر یک مرکز کاری و اجتماعی است. به محض آنکه سازمان بتواند به صورت یک مرکز مبتنی بر تغییر دیده شود، افراد با روش های کاری اجتماعی و خلق مناسب می توانند دیده شوند.
حدود 40 سال پیش، قوانین پراپست محیط کاری را به صورت زیر معرفی کرده است.
قانون 1: مفاهیم بخشیدن: پیچیدگی محیط سازمانی با موارد غیرقابل پیش بینی و نیازمندی های آینده همراه می کند.
قانون 2: به خوبی با تغییرات کنار بیایید. ": اگر تغییر به معنای دوره ای گرد و خاک، اغتشاش و از دست رفتن زمان باشد، چرایی عمر زیاد کفش های کهنه قابل درک خواهد بود.
قانون 3: بیان و برنامه ریزی آنلاین: پیاده سازی باید هدف برنامه ریزی باشد حتی اگر طرح به خوبی کار نکند. کاربران اغلب بهترین قضاوت را در مورد کار دارند.
برای تغییر محیط کاری، در این نمای جدید ،قانون جدید به تفکرات اصلی پراپست اضافه خواهیم کرد.
قانون 4: ایجاد انتخاب و گوناگونی: دفتر باید مکانی برای آمدن افراد و خلق و تسهیم باشد.
قانون 5: تجربه ی کاری را غنی سازید: کار باید به صورت همزمان به صورت چالشی و لذت بخش باشد. مکان های کاری می تواند به ایجاد یک فرهنگ منعطف کمک کند.
پراپست فضای کاری را بصورت "جنبشی، فعال، آگاه و پیروزمندانه" توصیف نمود. نمای جدید می تواند مرتعش و مولد باشد. همچنین برای نیازهای افراد کاری طراحی شده باشد. نشانه های قوانین پراپست را می توان در چنین محیطی مشاهده نمود.